POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

Ultima actualizare: 3 august 2026

1. Cine prelucrează datele personale

Operatorul datelor cu caracter personal este:

S.C. PICART MEDIA SHOP S.R.L.

CUI: 35872134

Nr. Registrul Comerțului: J29/648/2016 Sediul social: comuna Bănești, sat Bănești, Str. Rădulești nr. 722, județul Prahova, România Site: www.picart.ro E-mail: contact@picart.ro Telefon: 0722 349 594 / 0723 657 797

În continuarea acestei politici, societatea va fi denumită „PicArt” sau „noi”.

Prezenta Politică de confidențialitate explică ce date personale colectăm, în ce scop le folosim, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și ce drepturi au persoanele vizate.

Politica se aplică persoanelor care:

• vizitează site-ul www.picart.ro;
• creează un cont de client;
• plasează sau solicită o comandă;
• cer o ofertă;
• transmit materiale pentru personalizare;
• ne contactează prin formular, telefon, e-mail, WhatsApp sau rețele sociale;
• se înscriu la newsletter;
• participă la promoții sau campanii;
• reprezintă o firmă, instituție, asociație sau altă organizație care colaborează cu PicArt.

2. Ce înseamnă date cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau care poate fi identificată.

În funcție de interacțiunea cu PicArt, putem prelucra următoarele categorii de date:

2.1. Date de identificare și contact

• nume și prenume;
• număr de telefon;
• adresă de e-mail;
• adresă de facturare;
• adresă de livrare;
• localitate, județ, țară și cod poștal;
• numele companiei sau al organizației reprezentate;
• funcția profesională, atunci când este relevantă;
• semnătura, dacă apare în documente transmise.

2.2. Date necesare comenzilor și facturării

• produsele comandate;
• cantitatea și opțiunile de personalizare;
• valoarea comenzii;
• metoda de plată;
• informații privind plata;
• datele din factură;
• istoricul comenzilor;
• reducerile sau promoțiile aplicate;
• corespondența privind comanda;
• confirmarea graficii și acordul „bun de tipar”;
• informațiile privind livrarea;
• reclamațiile și modul de soluționare.

PicArt nu colectează și nu stochează datele complete ale cardurilor bancare. Dacă pe viitor va fi implementată plata online, datele cardului vor fi prelucrate direct de procesatorul de plăți ales, potrivit propriei politici de confidențialitate.

2.3. Materiale pentru personalizare

Pentru realizarea produselor putem primi:

• fotografii;
• portrete și imagini ale persoanelor;
• fotografii ale copiilor;
• nume și mesaje;
• date ale evenimentelor;
• adrese și alte informații introduse în invitații;
• logo-uri și elemente de identitate vizuală;
• semnături, ilustrații și alte fișiere;
• informații incluse de client în grafica solicitată.

În anumite situații, materialele transmise de client pot conține accidental sau prin natura produsului informații personale suplimentare. Recomandăm clienților să nu transmită date care nu sunt necesare realizării comenzii.

PicArt nu folosește fotografiile pentru identificare biometrică și nu creează profiluri biometrice.

2.4. Datele contului de client

După activarea funcției de creare a conturilor, putem prelucra:

• numele de utilizator;
• adresa de e-mail;
• parola în format criptat;
• datele salvate în cont;
• istoricul comenzilor;
• adresele de facturare și livrare;
• preferințele contului;
• data și ora autentificărilor;
• informații tehnice privind securitatea contului.

PicArt nu poate vedea parola utilizatorului în forma sa originală.

2.5. Date din comunicări

Atunci când ne contactați, putem prelucra:

• conținutul mesajelor;
• datele și orele comunicărilor;
• fișierele și fotografiile atașate;
• numele contului utilizat pe rețeaua socială;
• istoricul discuțiilor necesare soluționării cererii;
• înregistrările privind acordurile și aprobările transmise.

2.6. Date tehnice și privind utilizarea site-ului

În funcție de setările privind cookie-urile, putem prelucra:

• adresa IP;
• identificatori online;
• tipul dispozitivului;
• tipul și versiunea browserului;
• sistemul de operare;
• paginile accesate;
• data și ora accesării;
• durata vizitei;

• acțiunile realizate pe site;
• sursa din care a fost accesat site-ul;
• informații generale privind localizarea;
• date despre interacțiunea cu reclamele și campaniile.

Mai multe informații sunt disponibile în Politica de cookies.

2.7. Date pentru marketing

Dacă vă înscrieți la newsletter sau acceptați comunicări comerciale, putem prelucra:

• numele;
• adresa de e-mail;
• numărul de telefon, dacă a fost oferit pentru acest scop;
• data și metoda exprimării consimțământului;
• preferințele de comunicare;
• interacțiunile cu mesajele transmise;
• retragerea consimțământului sau dezabonarea.

3. Cum colectăm datele

Datele pot fi colectate:

• direct de la persoana vizată;
• prin intermediul site-ului;
• prin formularul de contact;
• la crearea contului;
• la plasarea unei comenzi;
• prin e-mail;
• prin telefon;
• prin WhatsApp;
• prin Facebook Messenger sau Instagram;
• direct la sediul PicArt;
• prin cookie-uri și tehnologii similare;
• de la persoana sau organizația care plasează o comandă în numele altei persoane;
• de la furnizorii implicați în livrarea, plata sau administrarea comenzilor.

Atunci când o comandă este plasată pentru o altă persoană, clientul trebuie să se asigure că are dreptul să ne comunice datele destinatarului.

4. Scopurile și temeiurile prelucrării

Prelucrăm datele numai dacă există un scop determinat și un temei legal.

Scopul prelucrării Date utilizate Temeiul legal

Furnizarea informațiilor și Date de contact și conținutul Demersuri efectuate la cererea ofertelor solicitate solicitării persoanei înainte de încheierea contractului

Înregistrarea și Date de identificare, contact Executarea contractului confirmarea comenzilor și comandă

Crearea simulărilor și Fotografii, texte, logo-uri și Executarea contractului personalizarea produselor instrucțiuni

Comunicarea și obținerea Date de contact, grafica și Executarea contractului și acordului „bun de tipar” istoricul comunicărilor interesul legitim de a documenta aprobarea

Facturarea și evidența Date de identificare, Obligație legală contabilă facturare și plată

Încasarea plăților Date privind comanda și Executarea contractului și obligații plata legale

Livrarea produselor Nume, telefon și adresă de Executarea contractului livrare

Administrarea contului de Date de cont și istoricul Executarea contractului client comenzilor

Soluționarea reclamațiilor Date de contact, comandă, Executarea contractului, obligație fotografii și corespondență legală și interes legitim

Prevenirea fraudelor și Date tehnice și informații Interes legitim și, după caz, securitatea site-ului despre activitate obligație legală

Apărarea drepturilor în Date privind contractul, Interes legitim și obligație legală instanță plățile și comunicările

Trimiterea newsletterului Nume, e-mail și preferințe Consimțământ sau alt temei și a ofertelor permis expres de lege

Analiza utilizării site-ului Date tehnice și identificatori Consimțământ online

Publicitate și măsurarea Identificatori online și Consimțământ campaniilor interacțiuni

Publicarea produselor în Fotografii ale produselor și, Consimțământ, atunci când portofoliu dacă este cazul, date materialul permite identificarea personale unei persoane

Atunci când prelucrarea se bazează pe interesul legitim, analizăm dacă interesele și drepturile persoanei vizate prevalează asupra interesului PicArt.

5. Date necesare și date opționale

Datele solicitate pentru procesarea comenzii, emiterea facturii și livrarea produselor sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului.

Refuzul de a furniza aceste date poate face imposibilă:

• pregătirea unei oferte;
• realizarea produsului;
• emiterea facturii;
• livrarea comenzii;
• soluționarea unei reclamații.

Datele folosite pentru newsletter, marketing, analiză și publicitate sunt opționale. Refuzarea acestora nu împiedică plasarea unei comenzi.

6. Fotografii și alte materiale pentru personalizare

Fotografiile și fișierele transmise sunt utilizate numai pentru:

• verificarea posibilității de realizare;
• pregătirea graficii;
• prezentarea simulării;
• executarea produsului;
• soluționarea eventualelor probleme privind comanda.

Fișierele de producție care conțin fotografii și alte date personale sunt șterse după finalizarea și livrarea comenzii, cu excepția cazului în care:

• clientul solicită în mod expres păstrarea lor pentru o comandă viitoare;
• este necesară păstrarea temporară pentru soluționarea unei reclamații;
• există o obligație legală sau necesitatea apărării unui drept;
• fișierul se află temporar într-o copie de siguranță, până la suprascrierea acesteia potrivit ciclului tehnic normal.

Dacă după ștergere clientul solicită refacerea produsului, poate fi necesară retransmiterea fotografiilor sau a fișierelor originale.

Pentru grafica realizată de PicArt pot fi păstrate structura, macheta și elementele generale ale designului, după eliminarea datelor personale, fotografiilor, logo-urilor și materialelor furnizate de client.

Elementele generale și nepersonalizate create de PicArt pot fi reutilizate pentru alte proiecte.

7. Fotografii și date despre alte persoane

Clientul poate transmite fotografii sau date care aparțin altor persoane numai dacă are dreptul să facă acest lucru.

Clientul este responsabil să informeze persoanele respective și, atunci când este necesar, să obțină acordul lor pentru:

• transmiterea fotografiilor și datelor către PicArt;
• realizarea produselor personalizate;
• includerea datelor în materialele solicitate;
• livrarea produsului către destinatar.

PicArt folosește aceste materiale numai pentru executarea comenzii și nu le va utiliza pentru promovare fără un acord separat, atunci când persoanele pot fi identificate.

8. Datele copiilor

Produsele personalizate pot include fotografii, nume sau alte informații referitoare la copii.

Aceste materiale trebuie transmise de un părinte, reprezentant legal sau de o persoană care declară că are dreptul de a le folosi.

Site-ul și serviciile PicArt nu sunt destinate plasării directe a comenzilor de către copii. Nu urmărim să colectăm în mod direct date de la persoane cu vârsta sub 16 ani.

Dacă aflăm că datele unui copil au fost transmise fără o bază legală sau fără autorizarea necesară, vom lua măsuri pentru ștergerea lor.

Fotografiile copiilor și produsele care permit identificarea lor nu vor fi publicate în portofoliul PicArt fără un acord corespunzător.

9. Publicarea produselor în portofoliu și pe rețelele

sociale PicArt poate fotografia produsele realizate pentru prezentarea activității sale.

Dacă produsul nu conține date personale și nu permite identificarea clientului sau a altei persoane, imaginea poate fi utilizată pentru prezentarea serviciilor PicArt.

Dacă produsul conține fotografii personale, nume complete, date de contact, adrese, informații private sau alte elemente prin care o persoană poate fi identificată, publicarea va avea loc numai după obținerea acordului corespunzător sau după anonimizarea reală a materialului.

Consimțământul pentru publicarea în portofoliu este separat de executarea comenzii și poate fi refuzat fără să afecteze realizarea produsului.

Consimțământul poate fi retras pentru utilizările viitoare. Retragerea nu afectează legalitatea publicărilor realizate anterior, însă PicArt va lua măsuri rezonabile pentru eliminarea materialului din canalele pe care le controlează.

10. Newsletter și comunicări comerciale

PicArt poate transmite noutăți, promoții, oferte și informații despre produse prin e-mail, SMS sau WhatsApp numai atunci când există un temei legal corespunzător.

Înscrierea la newsletter este voluntară și nu reprezintă o condiție pentru plasarea unei comenzi.

La înscriere putem solicita confirmarea adresei de e-mail printr-un mesaj separat.

Fiecare mesaj comercial transmis prin e-mail va include o metodă de dezabonare. Consimțământul mai poate fi retras printr-un mesaj la contact@picart.ro.

După dezabonare, adresa poate fi păstrată într-o listă de excludere, în măsura minim necesară pentru a ne asigura că nu mai trimitem comunicări nedorite.

Mesajele strict legate de o comandă, factură, livrare, reclamație sau securitatea contului nu sunt comunicări de marketing și pot fi transmise chiar dacă persoana s-a dezabonat de la newsletter.

11. Comunicarea prin WhatsApp și rețele sociale

Atunci când contactați PicArt prin WhatsApp, Facebook, Instagram sau alte platforme, datele sunt prelucrate atât de PicArt, cât și de operatorul platformei respective.

PicArt prelucrează conținutul conversației pentru:

• a răspunde solicitării;
• a pregăti oferta;
• a administra comanda;
• a primi materialele necesare;
• a transmite simularea;
• a obține aprobarea graficii;

• a soluționa eventualele probleme.

Furnizorii platformelor pot prelucra datele conform propriilor politici:

• Politica de confidențialitate WhatsApp;
• Politica de confidențialitate Meta;
• Politica de confidențialitate TikTok;
• Politica de confidențialitate Google.

Recomandăm să nu transmiteți prin mesagerie date care nu sunt necesare realizării comenzii.

12. Cui putem transmite datele

PicArt poate transmite datele numai în măsura necesară către următoarele categorii de destinatari:

12.1. Furnizori de curierat

Datele necesare livrării pot fi transmise către:

• FAN Courier;
• DPD;
• alți transportatori utilizați pentru o anumită destinație.

De regulă, sunt transmise numele destinatarului, numărul de telefon, adresa de livrare, valoarea rambursului și informațiile necesare administrării coletului.

12.2. Furnizorul de găzduire și servicii tehnice

Datele pot fi stocate sau accesate tehnic prin serviciile de găzduire furnizate de Cyber_Folks și prin furnizorii care asigură:

• mentenanța site-ului;
• securitatea informatică;
• copiile de siguranță;
• administrarea domeniului;
• transmiterea e-mailurilor;
• suportul tehnic.

12.3. Servicii de contabilitate și facturare

Datele necesare facturării și evidenței financiar-contabile pot fi transmise:

• furnizorului de servicii contabile;
• furnizorului programului de facturare;

• auditorilor sau consultanților;
• autorităților fiscale, atunci când legea o impune.

12.4. Furnizori de newsletter și comunicare

Dacă vă înscrieți la newsletter, datele pot fi transmise furnizorului platformei de e-mail marketing utilizate de PicArt.

Furnizorul concret și informațiile privind eventualele transferuri internaționale vor fi introduse în această politică după alegerea și configurarea platformei.

12.5. Furnizori de analiză și publicitate

În funcție de consimțământul privind cookie-urile, datele pot fi transmise către:

• Google;
• Meta, pentru Facebook și Instagram;
• TikTok;
• alți furnizori menționați în platforma de administrare a cookie-urilor.

12.6. Autorități și consultanți

Datele pot fi transmise, atunci când există un temei legal, către:

• autorități publice;
• instanțe de judecată;
• organe fiscale;
• organe de cercetare;
• avocați;
• executori;
• consultanți;
• asigurători.

PicArt nu vinde și nu închiriază bazele de date cu caracter personal.

13. Persoane împuternicite și operatori independenți

Unii destinatari prelucrează datele în numele PicArt și potrivit instrucțiunilor noastre, având calitatea de persoane împuternicite.

Alți furnizori, precum firmele de curierat, instituțiile bancare, platformele sociale sau autoritățile, pot prelucra datele în calitate de operatori independenți, potrivit propriilor obligații legale.

PicArt va utiliza furnizori care oferă garanții adecvate privind protecția datelor, în măsura în care această obligație îi revine potrivit legii.

14. Transferul datelor în afara Spațiului Economic

European Anumiți furnizori de servicii digitale pot prelucra date în afara Spațiului Economic European, inclusiv în Statele Unite ale Americii.

Atunci când are loc un transfer internațional, acesta va fi realizat în baza unui mecanism recunoscut de GDPR, cum ar fi:

• o decizie de adecvare a Comisiei Europene;
• Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor, pentru organizațiile certificate;
• clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
• alte garanții sau derogări permise de lege.

Informații suplimentare pot fi obținute printr-o solicitare la contact@picart.ro.

15. Cât timp păstrăm datele

Datele sunt păstrate numai atât timp cât sunt necesare scopurilor pentru care au fost colectate sau perioadelor impuse de lege.

În general, aplicăm următoarele perioade:

Categoria de date Perioada orientativă

Fotografii și fișiere personale Până la finalizarea și livrarea comenzii, apoi sunt șterse, pentru producție sub rezerva copiilor temporare de siguranță și a situațiilor necesare soluționării unei reclamații

Grafica realizată de PicArt Poate fi păstrată după eliminarea datelor personale și materialelor clientului

Oferte și solicitări care nu Până la 12 luni de la ultima comunicare s-au transformat în comenzi

Comunicări privind comenzile De regulă, 3 ani de la finalizarea comenzii sau mai mult și acordul „bun de tipar” dacă există un litigiu

Datele contului de client Până la ștergerea contului sau după o perioadă prelungită de inactivitate, sub rezerva datelor care trebuie păstrate legal

Facturi și documente Conform termenului prevăzut de legislația contabilă și financiar-contabile fiscală, în general 5 ani

Reclamații și documentele Pe durata soluționării și, de regulă, 3 ani după închiderea aferente cazului

Date pentru newsletter Până la retragerea consimțământului sau încetarea serviciului

Dovada consimțământului și Atât cât este necesar pentru demonstrarea respectării lista de excludere opțiunii persoanei

Date colectate prin cookie-uri Conform duratelor prezentate în platforma de administrare a cookie-urilor

Dacă există un litigiu, o investigație sau o obligație legală, datele relevante pot fi păstrate până la soluționarea definitivă și expirarea termenelor legale aplicabile.

16. Securitatea datelor

PicArt aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor prelucrării, care pot include:

• limitarea accesului la date;
• utilizarea parolelor și controlul conturilor;
• actualizarea aplicațiilor;
• protejarea echipamentelor;
• realizarea copiilor de siguranță;
• folosirea conexiunilor securizate;
• selectarea atentă a furnizorilor;
• ștergerea fișierelor care nu mai sunt necesare;
• instruirea persoanelor care au acces la date;
• măsuri pentru prevenirea accesului neautorizat, pierderii sau divulgării datelor.

Nicio metodă de transmitere sau stocare nu poate garanta securitatea absolută. Dacă apare o încălcare a securității datelor, PicArt va lua măsurile impuse de GDPR, inclusiv notificarea autorității și, atunci când este necesar, informarea persoanelor afectate.

17. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi:

Dreptul la informare

Aveți dreptul să primiți informații clare despre modul în care sunt folosite datele.

Dreptul de acces

Puteți solicita confirmarea faptului că vă prelucrăm datele și o copie a acestora.

Dreptul la rectificare

Puteți solicita corectarea sau completarea datelor inexacte ori incomplete.

Dreptul la ștergere

În anumite situații, puteți solicita ștergerea datelor. Dreptul nu este absolut și nu se aplică datelor pe care trebuie să le păstrăm pentru respectarea unei obligații legale sau apărarea unui drept.

Dreptul la restricționarea prelucrării

Puteți solicita limitarea temporară a folosirii datelor în situațiile prevăzute de lege.

Dreptul la portabilitate

Pentru prelucrările automate bazate pe consimțământ sau contract, puteți solicita primirea datelor într-un format structurat și transmiterea lor către alt operator, dacă este posibil tehnic.

Dreptul la opoziție

Vă puteți opune prelucrărilor bazate pe interesul legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Vă puteți opune oricând marketingului direct, fără a fi necesară prezentarea unui motiv.

Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării realizate anterior.

Dreptul de a nu fi supus unei decizii exclusiv automate

Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice sau vă afectează într-un mod similar semnificativ.

PicArt nu intenționează să adopte astfel de decizii exclusiv automate în privința clienților.

18. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor, puteți trimite o cerere la:

contact@picart.ro

Cererea trebuie să permită identificarea persoanei și a datelor la care se referă.

Dacă există îndoieli rezonabile privind identitatea solicitantului, putem solicita informații suplimentare pentru verificare. Nu vom cere mai multe date decât sunt necesare pentru această verificare.

Vom răspunde, de regulă, în cel mult o lună de la primirea cererii. În cazul solicitărilor complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit cu încă două luni, iar solicitantul va fi informat despre prelungire și motivele acesteia.

Exercitarea drepturilor este gratuită. Dacă o cerere este în mod evident nefondată sau excesivă, în special din cauza caracterului repetitiv, putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza cererea, în condițiile GDPR.

19. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că datele dumneavoastră sunt prelucrate cu încălcarea legii, vă rugăm să ne contactați mai întâi la contact@picart.ro, pentru a încerca să soluționăm problema.

Aveți și dreptul de a depune o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal –

ANSPDCP

Site: www.dataprotection.ro Pagina pentru plângeri: Transmiterea plângerilor către ANSPDCP E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

De asemenea, aveți dreptul de a vă adresa instanțelor competente.

20. Linkuri către alte site-uri

Site-ul poate conține linkuri către site-uri sau servicii administrate de alte entități.

PicArt nu controlează modul în care aceste entități prelucrează datele și nu răspunde pentru politicile lor. Recomandăm consultarea politicilor de confidențialitate ale fiecărui site extern accesat.

21. Modificarea Politicii de confidențialitate

PicArt poate actualiza această politică atunci când:

• se modifică legislația;
• se schimbă activitatea sau serviciile oferite;
• sunt adăugate funcții noi pe site;
• sunt schimbați furnizorii;
• se modifică scopurile sau metodele de prelucrare.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină și va conține data ultimei modificări.

Dacă schimbările sunt semnificative, persoanele vizate vor fi informate prin mijloace adecvate, atunci când acest lucru este necesar.

22. Legislația aplicabilă

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu:

• Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor – GDPR;
• Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR;
• Legea nr. 506/2004 privind protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice;
• celelalte prevederi legale aplicabile.

23. Contact

Pentru întrebări privind această politică sau modul în care PicArt prelucrează datele personale:

E-mail: contact@picart.ro Telefon: 0722 349 594 / 0723 657 797